Adm Perkantoran Surat Menyurat

MACAM-MACAM LIPATAN SURAT

 Adapun penjelasan dari macam atau model atau jenis lipatan surat dan cara melipat surat dari lipatan jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron adalah sebagai berikut.

Lipatan Baku (Standard Fold)
Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.
Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2
Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)
Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.
Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..
Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
Lipatan Tunggal (Single Fold)
Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat.
Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.
Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)
Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.
Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).
Lipatan Perancis (French Fold)
Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut.
Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2
Lipatan Baron (Baronial Fold)
Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.
Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.

Contoh Surat Penawaran 2

Tasikmlaya, 19 Maret 2013
Kepada Yth
CV. Lambat Naik
Di,-
Tasikmalaya
No. : 032/PNWRN/2013
Hal : Penawaran Barang
Lamp. : 1 Berkas

Dengan Hormat

Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami PT. Maju Sendiri, dengan alamat di Jl. Budah Laut No. 45 Tasikmlaya. Kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang distributor kosmetik dan telah bekerja sama dengan berbagai toko dan perusahaan yang bergerak dibidang kosmetik.

Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, CV Lambat Naik adalah perusahaan yang menjual berbagai produk kosmetik yang sedang berkembang pesat dan membutuhkan pasokan kosmetik dengan harga yang bersaing.

Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk menjadi pemasok bagi kosmetik untuk perusahaan dan toko-toko yang bapak kelola. Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Sebagai bahan perbandingan, silahkan bapak lihat di lampiran yang berisikan daftar harga produk kosmetik yang kami sediakan. Jika perusahaan bapak berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih.

Hormat kami,
PT. Maju Sendiri

Administrasi Perkantoran

TABLE MANNER (TATA CARA MAKAN)

Langkah-langkah yang perlu kita ambil agar supaya kita tampil sopan dan santun di meja makan adalah sbb:

• Duduk tegak, kursi jangan terlalu jauh dari meja. Jangan bersandar malas, setelah berbaring. Punggung bagian bawah menyetuh sandaran kursi.
• Buka lipatan serbet dan letakkan dipangkuan.
• Sendok, garpu atau alat makan yang jatuh jangan diambil lagi, tetapi minta palayan untuk menggantinya.
• Sambil menunggu makanan  yang akan dihidangkan, tangan boleh diletakkan di meja makan hanya sebatas pergelangan tangan saja. Waktu makan jangan menyandarkan lengan ditepi meja agar mudah bergerak. Siku jangan sekali-kali diletakkan diatas meja, tetapi juga jangan melayang keluar.
• Jangan meletakkan tas, atau barang-barang pribadi lainnya diatas meja.
• Gunakan serbet hanya untuk mengusap bibir dan jari-jari tangan.
• Letakkan serbet di kursi apabila harus meninggalkan tempat duduk dan belum selesai makan.
• Gunakan alat makan yang terletak paling jauh dari piring (yang luar dahulu baru yang dalam).
• Bawalah makanan ke mulut, bukan mulut ke makanan.

Administrasi Perkantoran

Sistem Kearsipan
1. sistem abjad
2. sistem nomor
3. sistem wilayah
4. sistem tanggal
5. sistem masalah

Alat sistem kearsipan
1. Snelhecter
2. map
3. guide
4. perforator
5. lemari arsip 

Adm Perkantoran

I. MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

v  Tentang Administrasi

A.     Pengertian Administrasi :

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.

Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha.

Pengertian administrasi dalam arti sempit :

Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.

Pengertian administrasi dalam arti luas :

Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh  dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

B.     Unsur-unsur Administrasi

1.      Pengorganisasian

Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Manajemen

Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3.      Tata Hubungan

Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama.

4.      Kepegawaian

Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

5.      Keuangan

Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6.      Perbekalan

Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.

7.      Tata usaha

Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

8.      Perwakilan /humas

Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.

C.     Fungsi Administrasi

1.      Fungsi Rutin

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2.      Fungsi Teknis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

3.      Fungsi Analis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan.

4.      Fungsi Interpersonal

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.

5.      Fungsi Manajerial

Yaitu fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.